QuickBooks

Intégration QuickBooks

QuickBooks est un logiciel de comptabilité d’Intuit. Chaque paiement effectué au profit d’un affilié doit figurer dans vos comptes, et saisir de nombreux paiements à la main est long et source d’erreurs. Le plugin Post Affiliate Pro QuickBooks supprime cette étape. Il ajoute un bouton Export to iif à votre historique des paiements, et le fichier exporté contient vos affiliés et leurs paiements au format que QuickBooks Desktop sait importer.

Post Affiliate Pro n’effectue pas les paiements. Vous devez toujours payer vos affiliés avec votre propre moyen de paiement, par exemple à partir des fichiers de la fonction paiements groupés . Le plugin QuickBooks se contente d’enregistrer ce qui a été payé.

REMARQUE : L’export crée un fichier IIF. Les fichiers IIF peuvent être importés dans QuickBooks Desktop. QuickBooks Online ne dispose pas d’import IIF intégré.

Comment intégrer Post Affiliate Pro à QuickBooks

Activation du plugin

Dans votre panneau marchand, allez dans Configuration > Plugins > QuickBooks > Activer. Après l’activation, rechargez le panneau marchand pour afficher le nouveau bouton d’export.

Configurez l’export

Ouvrez la configuration du plugin et définissez les noms qui doivent apparaître dans le fichier. Les valeurs par défaut conviennent à une configuration simple, et votre comptable peut les modifier pour correspondre à son plan comptable. Toutes les options sont décrites dans la section consacrée aux paramètres du plugin, plus bas.

Exportez votre historique des paiements

1. Dans votre panneau marchand, allez dans Paiements > Historique des paiements.
2. Filtrez la liste si vous ne voulez que certains paiements, par exemple ceux d’un seul mois.
3. Cliquez sur Export to iif.

Votre navigateur télécharge un fichier portant l’extension .iif. Il porte le même nom que l’export CSV de l’historique des paiements et contient les mêmes enregistrements de paiement.

Importez le fichier dans QuickBooks Desktop

Intuit décrit l’import dans son article d’aide Export, import, and edit IIF files. En bref :

1. Sauvegardez d’abord le fichier de votre société QuickBooks.
2. Connectez-vous en tant qu’administrateur. Si vous utilisez le mode multi-utilisateur, passez en mode mono-utilisateur depuis le menu Fichier.
3. Choisissez File > Utilities > Import > IIF Files, sélectionnez le fichier exporté et confirmez.

Intuit n’apporte pas d’assistance technique pour l’import et l’export de fichiers IIF. Testez donc l’import sur une copie de votre fichier de société avant de l’utiliser sur vos comptes réels.

Si un nom de fournisseur ou de compte dans le fichier diffère de celui déjà présent dans QuickBooks, QuickBooks en crée un nouveau. Gardez les noms de comptes des paramètres du plugin identiques à ceux de QuickBooks pour éviter les doublons.

Qu’est-ce qui figure dans le fichier exporté ?

Le fichier IIF est un fichier texte séparé par des tabulations qui contient ces parties :

• Compte (facultatif) : une définition de compte, avec le nom et le type définis dans les paramètres du plugin. Il est ajouté lorsque Ajouter le compte à l’export est activé.
• Fournisseurs : un fournisseur pour chaque affilié inclus dans les paiements. Le fournisseur comporte le nom de l’affilié, les lignes d’adresse, l’e-mail (l’e-mail de notification, ou à défaut le nom d’utilisateur), le numéro de téléphone, le type de fournisseur Affiliate et, en option, un numéro fiscal.
• Factures : pour chaque affilié dans chaque paiement, une facture datée de la date du paiement. Elle se compose d’une ligne sur votre compte fournisseurs, avec le montant négatif, et d’une ligne de répartition sur votre compte de charges d’affiliation, avec le montant positif. L’ID du paiement sert de numéro de document, votre note pour le paiement devient le mémo de la ligne de facture, et la note de l’affilié devient le mémo de la ligne de répartition.

Les détails d’adresse, de société et de téléphone des fournisseurs sont lus dans les champs de données fixes du profil de l’affilié (data3 à data9). Effectuez d’abord un test d’import avec un seul affilié et vérifiez que les informations arrivent dans les bons champs QuickBooks.

Paramètres du plugin

Le plugin propose les options suivantes :

• Nom du compte : le nom du compte dans le fichier exporté. Par défaut : Affiliate Program.
• Type de compte : le type de ce compte. Par défaut : BANK.
• Type de compte TRNS : le compte QuickBooks utilisé pour la ligne de facture de chaque paiement. Par défaut : Accounts Payable.
• Type de compte SPL : le compte QuickBooks utilisé pour la ligne de répartition de chaque paiement. Par défaut : Affiliate Program.
• Ajouter le compte à l’export : ajoute la définition du compte au fichier. Activé par défaut.
• TOPRINT : définit l’indicateur TOPRINT (Y ou N) des lignes de facture. Activé par défaut.
• Ajouter une colonne SSN/numéro fiscal : ajoute une colonne de numéro fiscal aux fournisseurs. Choisissez le champ de données de l’affilié qui contient le SSN ou le numéro fiscal, ou laissez le champ inutilisé (par défaut).

Fonctionnement exact du plugin

Le plugin ajoute l’export à l’historique des paiements existant. Lorsque vous cliquez sur Export to iif, Post Affiliate Pro reprend les mêmes enregistrements de paiement que l’export CSV, charge les affiliés qui ont été payés dans ces enregistrements, puis construit le fichier IIF à partir des paramètres du plugin. Rien n’est envoyé à QuickBooks : vous importez vous-même le fichier téléchargé. Comme l’export lit l’historique des paiements, il enregistre les paiements que vous avez déjà marqués comme payés.

Qu’est-ce que QuickBooks ?

QuickBooks est un logiciel de comptabilité édité par Intuit. Intuit le présente comme un logiciel de comptabilité évolutif, dans le cloud, pour tous types d’entreprises, et affirme qu’il est utilisé par 10 millions d’entreprises dans le monde. Outre la version cloud, QuickBooks Online, Intuit propose aussi des éditions QuickBooks Desktop, et l’import de fichiers IIF relève du logiciel de bureau.

Pour les programmes d’affiliation, QuickBooks est utile en fin de mois. Les commissions représentent un coût réel et des dettes réelles, et avoir chaque affilié en fournisseur et chaque paiement en facture offre à votre comptable un registre clair de ce qui était dû et de ce qui a été payé.

Principales fonctionnalités de QuickBooks

• Comptabilité et tenue des livres : se connecte à votre banque et à vos applications pour automatiser la tenue des comptes.
• Facturation et paiements : facturation, encaissement des paiements et prévision de trésorerie.
• Paiement de factures : enregistrez et réglez des factures, ce qui correspond à la partie utilisée par les paiements d’affiliés exportés.
• Paie et gestion du personnel : paie, suivi du temps de travail des employés et paiements aux prestataires.
• Rapports : rapports financiers pour votre entreprise.
• Intégrations : plus de 800 intégrations avec des applications professionnelles tierces.

Options tarifaires de QuickBooks

QuickBooks Online est proposé en plusieurs formules, Simple Start, Essentials, Plus et Advanced, et Intuit affiche aussi une formule gratuite et un essai gratuit. Les prix et les promotions varient selon le pays et changent souvent ; vérifiez donc les tarifs actuels sur la page tarifaire de QuickBooks avant de vous décider. QuickBooks Desktop a une tarification distincte.

Alternatives à QuickBooks

Si QuickBooks ne convient pas à votre activité, voici des outils de comptabilité courants :

• Xero
• FreshBooks
• Zoho Books

Autres intégrations de paiement et de versement

Post Affiliate Pro prend en charge plusieurs façons de payer et d’enregistrer les paiements. Consultez la page sur les paiements groupés ou parcourez toutes les intégrations .